PRIVACY POLICY

制定日 : 2007年12月20日
最終改定日 : 2024年5月1日

株式会社吉香（以下「当社」という。）は、「通訳・翻訳サービス」を提供するにあたり、当社が取扱う個人情報の保護について、社会的責任を十分に認識して、本人の権利利益を保護し、個人情報に関する法規制等を遵守いたします。
また、以下に示す方針を具現化するために、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的な改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言いたします。

利用目的をできる限り特定したうえ、あらかじめご本人の同意を得た場合および法令により例外として扱われるべき場合を除き、利用目的の範囲内でのみ、個人情報を取り扱います。また、業務の受託に伴って委託元から提供される個人情報については、当該委託元との契約目的の達成に必要な範囲内で利用いたします。
個人情報を取得する場合、適正な手段で取得するものとし、法令により例外として扱われるべき場合を除き、利用目的をあらかじめ公表するか、取得後速やかにご本人に通知又は公表します。但し、ご本人から書面で直接取得する場合には、原則としてあらかじめ明示します。
取り扱う個人情報を利用目的の範囲内で正確・最新の内容に保つよう努めます。
法令により例外として取り扱うべき場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく第三者に個人情報を提供することはしません。
個人情報につき、法令に基づきご本人からの開示、訂正等に応じます。
取り扱う個人情報につき、ご本人からの苦情に対し迅速かつ適切に取り組み、そのための社内体制の整備に努めます。
当社の取り扱う個人情報に対する不正アクセス、個人情報の紛失・破壊・改ざん・漏洩などを防止するために、必要かつ適切な措置を講じ、従業員等および委託先を監督いたします。
個人情報保護に関する社内規程等を適宜見直し、継続的な改善を行います。

本方針は、全役員並びに従業員に配布して周知徹底させるとともに、いつでも、どなた様でも入手可能な措置を講ずるものとします。

株式会社吉香　代表取締役　鈴木貴之

株式会社吉香　個人情報お問合せ窓口
TEL：03-3593-1485(平日9:00～18:00)

当社では、より良くお客様の個人情報保護を図るため、及び法令等の変更に対応するために、「プライバシーポリシー」を改定することがあります。

個人情報の取扱いについて

事業者の氏名又は名称
株式会社吉香
個人情報保護管理者（若しくはその代理人）の氏名または職名、所属及び連絡先
個人情報保護管理者　川上薫
TEL : 03-3593-1485

すべての開示対象個人情報の利用目的

1) 通訳・翻訳業務で取得した個人情報
・実行者管理のため
・業務遂行のため
・契約等のため

2) 一般派遣業務で取得した個人情報
・採用活動のため
・スタッフ管理のため
・営業活動のため
・人事及び勤怠管理のため

3) 請負業務で取得した個人情報
・営業活動のため
・業務遂行のため
・契約等のため

4)お取引先の皆様に関する個人情報
・当社各事業に係る連絡、協力、交渉、契約履行等のため

5)お問い合わせされた皆様に関する個人情報
・当社各事業に関するお問い合わせ対応のため

6) 従業員に関する個人情報の利用目的
・人事管理等のため

7) 採用募集者に関する個人情報の利用目的
・採用選考のため
・採用選考手続き及びその結果に関する連絡のため
・入社前手続き実施とその他の手続きに関する連絡のため

苦情・相談の申し出先
個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情及びご相談につきましては、以下第6項の「個人情報お問い合わせ窓口」にご連絡ください。

開示等の求めに応じる手続

1) 開示対象の個人情報について
当社で取扱う個人情報に関して、本人から「利用目的の通知」「開示」「訂正、追加又は削除」「利用または提供の拒否」（以下「開示等」という）の請求が御座いましたら、以下第6項の「個人情報お問い合わせ窓口」にご連絡ください。ただし、「1) 通訳・翻訳業務で取得した個人情報」の「通訳・翻訳データ」については、開示等の求めには応じることが出来ませんので、ご了承ください。その利用目的は委託された業務を遂行するためであり、それ以外の目的には一切利用致しません。

2) 開示請求の申出先
開示請求は以下第6項の「個人情報お問い合わせ窓口」にお問合せの上、当社が保有するご自身の個人情報の開示等を求める場合には、当社所定の書面に必要事項をご記入の上、提出していただきます。

3) 開示請求依頼にあたっては、本人確認をさせていただきます。場合によっては、公的な証明書の写しを郵送して確認させていただくことがあります。
※ 代理人については、委任状の提出して頂き確認を行います。なお、代理人を立てる場合には、ご本人と代理人両者の公的証明書のコピーの提出が必要になります。また、電話やメール、FAXなどで開示等の要求のあった場合は、一切受け付けておりませんので、簡易書留郵便等の発送記録が取れる方法での提出をお願い致します。
※ 未成年者又は成年被後見人の法定代理人の場合は、法的な代理権を証明する書類で代理権があることを確認いたします。

4) 開示等請求のうち「利用目的の通知」「開示」の請求にあたり、手数料は1,000円を上限に徴収いたします。これを超えることが明白な場合は別途、ご連絡いたします。

保有個人データの安全管理のために講じた措置

当社は、保有個人データを保護するため、以下の安全管理措置を講じています。その他、安全管理措置に関する詳細なご質問は、個人情報お問合せ窓口までご連絡ください。

(1) 基本方針の策定
・個人データの適正な取扱いの確保について取り組むために、基本方針を策定しています。

(2) 個人データの取扱いに係る規律の整備
・個人データの漏えい等の防止その他の個人データの安全管理のために、個人データの取扱いに係る規程類を策定しています。

(3) 組織的安全管理措置
・個人データの取扱いに関する責任者を任命するとともに、法令又は規程に違反している事実やおそれを把握した場合における責任者への報告連絡体制を整備しています。
・個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化しています。
・個人データの取扱状況を確認するため、定期的に自己点検の実施や外部の者による審査を受けています。
・個人データの取扱状況の把握及び見直しを行い、個人情報保護体制の改善に取り組んでいます。

(4) 人的安全管理措置
・個人データの取扱いに関して、個人情報保護の重要性を周知・啓発し、定期的な教育を実施しています。
・個人データを取扱う従業者から秘密保持に関する誓約書を取得しています。

(5) 物理的安全管理措置
・個人データを取扱う区域において従業者および来訪者の入退室管理を行っています。
・個人データを取扱う機器、書類、電子媒体等の利用、保管、廃棄等に関する措置を定め、盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。

(6) 技術的安全管理措置
・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
・個人データを取扱う情報システムに対する、個人情報データベース等を取り扱う情報システムを使用する従業者を識別・認証しています。
・個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

(7) 外的環境の把握
・外国における個人情報の取扱いについて、当該外国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで上記安全管理を適切に講じています。

個人情報お問合せ窓口

当社の「個人情報お問合せ窓口」の連絡先は以下になります。

株式会社吉香　個人情報お問合せ窓口
TEL：03-3593-1485(平日9:00～18:00)
認定個人情報保護団体
認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先
認定個人情報保護団体の名称:一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先:個人情報保護苦情相談室

【住所】〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル内
【電話】03-5860-7565　0120-700-779
※上記問合せ先は、当社のサービスに関する問合せ先ではありません。

当社では、より良くお客様の個人情報保護を図るため、及び法令等の変更に対応するために、「個人情報の取扱いについて」を改定することがあります。

以上